Analysephase
Wie jeder Verbesserungsprozess sollte auch hier am Anfang eine Situationsanalyse stehen – und zwar eine ehrliche. Voraussetzungen dafür sind:
- Eine offene Kommunikationskultur, und zwar bei den Mitarbeitern*innen und bei den Führungskräften.
- Interne Arbeitsabläufe zu hinterfragen bedeutet auch, Gewohnheiten, aber auch Einflussbereiche zu verändern.
- Bereitschaft (und genügend Zeitkapazitäten) der Mitarbeiter*innen, sich am Prozess zu beteiligen und auch Verantwortung in Projektgruppen zu übernehmen.
Die Bestandsaufnahme sollte folgende Fragen beantworten:
- Warum sind wir mit der Situation unzufrieden?
- In welchen Bereichen sehen wir Verbesserungsbedarf?
- Welche Arbeitsabläufe gibt es und wie sind diese gestaltet?
- Wie sehen die Entscheidungsprozesse aus? Wer entscheidet wann was mit wem?
Ein erster Effekt dieser Bestandsaufnahme ist, dass die Beteiligten Konsens über den Status quo erzielen, denn in der Praxis zeigt sich immer wieder, dass die Realität nicht mit den Vorstellungen übereinstimmt. Beispiele: Entscheidungen werden informell „auf dem Flur" durch die Geschäftsleitung getroffen etc.
Ideenphase
Die Bestandsaufnahme dient dann als Grundlage für die Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen.
Zentrale Fragen sind hier:
- Wie können Arbeitsabläufe optimiert werden?
- Wie können, damit einhergehend, Entscheidungsabläufe und –strukturen verbessert werden?
- Welche Mitarbeiter*innen sind von den Veränderungen betroffen und wie können diese in den Prozess einbezogen werden?
Eine Verbesserung der Situation wird nur dann möglich sein, wenn die Beschäftigten (Beteiligten) von Beginn an in den Prozess einbezogen werden.
Deshalb sollten entsprechende Arbeitsinstrumente wie Workshops und Projektgruppen eingesetzt werden. Wichtig ist auch, einen Projektleiter*in zu benennen, der/die den Fortgang des Projektes im Blick hat und bei Terminüberschreitungen oder auch Problemen in einzelnen Gruppen interveniert. Dieser ist auch für eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentation der Projektergebnisse verantwortlich. Bewährt hat sich auch der Einsatz eines externen Projektbegleiters, der an zentralen Punkten wie Projektstart, Projektcheck und Projektabschluss hinzugezogen wird, um als „Neutraler" Diskussionen zu ermöglichen, Ergebnisse zu hinterfragen oder auch in schwierigen Situationen als Vermittler/Moderator zu fungieren.
Erprobungsphase
Die erarbeiteten Verbesserungen sollten ausprobiert werden, denn nicht alles, was auf dem Papier schlüssig aussieht, funktioniert in der Praxis.
In dieser Phase werden die neuen Abläufe umgesetzt, um Erfahrungen zu sammeln. Schließlich sollten die Neuerungen endgültig festgelegt werden.
Projektabschluss und Umsetzungsphase
Wichtig ist ein Projektabschluss, der das Ende des Projektes für alle Beteiligten sichtbar dokumentiert. Dies könnte z.B. in Form eines Workshops geschehen, auf dem das Gesamtergebnis noch einmal dokumentiert und verabschiedet wird."*
Jeder Betrieb ist ein lebendiges Gebilde, gemeinsam gestaltete, erarbeitete Arbeitsabläufe, verbesserte Arbeitsbedingungen und eine Wertschätzung (der Leistung) der Mitarbeiter*innen erhöhen ihre Motivation und haben somit auch einen positiven Einfluss auf ihre Sicherheit und Gesundheit.
Das Themenplakat zum Download finden Sie hier.
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Kleine Tipps, mit denen sie ihre persönliche Arbeitsmotivation steigern können
(Minna Tran www.ergotopia.de/blog/arbeitsmotivation-steigern)
- Pflege sie eine gute Beziehung zu ihrem Team
- Setzen sie sich realistische Ziele und schreiben To-Do-Listen
- Führen sie (gemeinsame) Rituale auf der Arbeit ein
- Machen sie aus ihrem Arbeitsplatz eine Wohlfühl-Oase und achten sie auf eine ergonomische Büroeinrichtung
- Sorgen sie für regelmäßige (bewegte) Pausen, um Stress zu reduzieren
- Belohnen sie sich für ihre Mühen
- Genießen sie bewusst ihre freie Zeit
- Überfordern sie sich nicht und lernen sie zu delegieren
- Legen sie regelmäßige Workouts ein, um für etwas Bewegung bei der Arbeit zu sorgen
- Planen sie ein leckeres und gesundes Mittagessen
- Führen sie Morgenrituale ein
- Sorgen sie für einen ordentlichen Schlafrhythmus und ausreichend Schlaf
- Teilen sie neu erlerntes Wissen mit ihrem Team
- Lächeln sie öfter
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Das Onlinesymposium findet am 24.06.2021, um 10.00 Uhr statt und dauert ca. 2 Stunden.
Wir freuen uns auf Sie und Ihre Themen/Fragen, die Sie uns gerne schon unter seminare@guvh.de mitteilen können.
*Quelle: Ehrhardt F. Heinold „Arbeitsabläufe und Entscheidungsstrukturen optimieren", HSP-Newsletter Ausgabe September 2005, S. 1+2
